SURAT DINAS
Arju susanto, S.S;M.Pd.
Surat dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan atau lembaga swasta.
Jika ditengok kembali kepada fungsi surat adalah sebagai pengganti orang atau lembaga untuk menyampaikan sesuatu kepada orang lain atau lembaga, surat dinas juga memiliki fungsi yang sama, yaitu berfungsi untuk mewakili lembaga. Surat dinas sama halnya dengan surat resmi yang berlaku di lembaga-lembaga dan pemerintahan.
Jenis surat dinas
Surat pemberitahuan
surat undangan
surat kuasa
surat keterangan
surat memo dan nota
surat edaran dan pengumuman
surat pengantar
surat ucapan
surat penugasan
surat permohonan
Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan. Semua surat pemberitahuan berisi informasi, yaitu (1) informasi yang bersifat menggambarkan (2) informasi bersifat rekaman berita.
Yang termasuk surat pemberitahuan, yaitu surat penawaran, surat pesanan, surat permohonan, dan surat lamaran. Selain itu, surat akta, surat rekomendasi, keputusan, serta semua surat tenda bukti.
Dari segi modelnya, surat pemberitahuan dapat dibuat berjudul atau berperihal
Dari segi sifat isi, surat pemberitahuan dapat dibedakan atas dua macam, yaitu (1) pemberitahuan yang isinya inisiatif pengirim (2) pemberitahuan yang isinya merupakan jawaban atau balasan atas surat yang diterima.
Contoh
Surat lamaran pekerjaan
Tugas:
Buatlah Surat Pemanggilan
Anda sudah membuat surat lamaran pekerjaan. Untuk itu, setiap pelamar yang sudah diseleksi dan diangggap memenuhi syarat, yang bersangkutan harus dipanggil untuk mengikuti tes, wawancara, psikotes, dan pemeriksaan kesehatan. Anggaplah surat lamaran Anda termasuk yang memenuhi persyaratan. Untuk itu, buatkanlah surat panggilannya.
Hal yang perlu diperhatikan dalam surat pemanggilan adalah: Informasi yang jelas tentang waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, alat yang harus dibawa oleh pelamar.
Buatlah Surat Penolakan
Pelamar yang tidak lulus dalam tes seleksi, meraka akan ditolak melalui surat pemberitahuan. Buatlah surat itu berdasarkan alasan pelamar tidak memenuhi syarat. Setiap surat penolakan harus diberikan alasan yang logis. Surat harus dibuat dengan kata-kata yang baik dan menghibur agar tidak putus komunikasi.
Surat Undangan
Surat undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan kehadiran seseorang dalam suatu acara/kegiatan tertentu. Undangan ada tiga macam, yaitu 1) undangan resmi, 2) undangan setengah resmi, 3) undangan tidak resmi.
Undangan resmi memiliki ciri, yaitu 1) memakai kepala surat, 2) memakai bentuk surat standar, dan 3) memakai kertas yang dikhususkan untuk surat.
Undangan setengah resmi memiliki ciri, yaitu 1) tidak memakai kepala surat, 2) bentuknya boleh tidak standar, 3) bahasa yang digunakan boleh campuran(tidak seluruhnya bahasa resmi), dan 4) menggunakan kertas yang lazim dipakai untuk surat-menyurat.
Contoh
Surat Undangan
Buatlah suratnya!
Senat Mahasiswa Fakultas Sastra akan mengadakan rapat dengan seluruh pengurus untuk membicarakan program kerja. Kegiatan itu diadakan pada tanggal 20 Mei 2006, topik yang akan dibicarakan tentang “Pekan Seni dan Budaya”. Untuk membahas hal itu, diadakanlah rapat pengurus yang direncanakan pada hari Sabtu pukul 11.00, bertempat di ruang 108 Blok IV lantai I, Kampus Unas. Surat Itu bernomor 134/SN.FS/V/2006 dan ditandatangani oleh Ketua Senat, Wiko B. Dalam rapat itu akan dibicarakan pembentukan panitian dan rencana anggarannya.
Tugas
Buatlah suratnya!
Senat Mahasiswa Fakultas Sastra akan mengadakan rapat dengan seluruh pengurus untuk membicarakan program kerja. Kegiatan itu diadakan pada tanggal 20 Mei 2006, topik yang akan dibicarakan tentang “Pekan Seni dan Budaya”. Untuk membahas hal itu, diadakanlah rapat pengurus yang direncanakan pada hari Sabtu pukul 11.00, bertempat di ruang 108 Blok IV lantai I, Kampus Unas. Surat Itu bernomor 134/SN.FS/V/2006 dan ditandatangani oleh Ketua Senat, Wiko B. Dalam rapat itu akan dibicarakan pembentukan panitian dan rencana anggarannya.
Surat Kuasa
Surat kuasa adalah suarat yang berisi pelimpahan wewenang dari perseorangan atau pejabat kepada orang atau pejabat lainnya sehingga pihak diberi kuasa dapat bertindak mewakili pihak yang memberi wewenang/kekuasaan.
Surat kuasa di organisasi dapat dibedakan:
Surat Kuasa untuk kepentingan intern organisasi pada dasarnya lebih merupakan formalitas. Pada surat kuasa intern data kedua belah pihak tidak disebutkan.
Surat Kuasa untuk keperluan ekstern Organisasi harus mencantumkan data kedua belah pihak secara jelas dan rinci.
(a) data pribadi yang diberi kuasa
(b) data pribadi pihak yang diberi kuasa
(c) bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap dengan batas-batasnya.
Apabila menyangkut hukum atau uang di atas satu juta harus dibubuhi materai.
Contoh
Latihan
Buatlah sebuat surat kuasa yang menggabarkan pelimpahan wewanang dari Parto Lengan, laki-laki, lahir di Jakarta, 12 Januari 1969, pegawai negeri, beralamat di Jalan Rambutan Blok B. No. 13, Pasar Minggu, Jakarta Selatan, sebagai pihak pertama kepada Burdadi, laki-laki, lahir di Bogor tanggal 14 April 1975, pedagang, beralamat di Jalan Cependak No. 38 Rt. 012 Rw. 06, Kelurahan Ciganjur, Jakarta Selatan, sebagai pihak kedua untuk menjualkan sebidang tanah seluas 4000m2 yang terletah di Jalan Raya Cigancur Kav. 45.
Harga tanah tersebut Rp1.200.000,00/meter didalamnya sudah termasuk komisi 10% dari jumlah keseluruhan untuk Burdadi. Burdadi harus memasukkan hasil penjualan setelah dipotong 10% ke rekening BanK Mandiri Cabang Cilandak dengan nomor rekening 2346543-21, atas nama Parto Lengan. Surat kuasa ini berlaku selama satu tahun terhitung dari surat kuasa itu ditandatangani oleh Parto Lengan dan Burdadi. Surat Kuasa ini dibuat di Jakarta, tanggal 29 Maret 2006.
Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang isinya menerangkan seseorang atau suatu hal. Suarat keterangan merupakan jenis surat yang sering dibuat karena isi surat ini menyangkut aktivitas manusia. Surat keterangan dapat dibedakan atas 4 macam, yaitu
(1) Surat keterangan biasa
(2) Surat referensi
(3) Surat rekomendasi
(4) Surat pernyataan
Surat Keterangan Biasa
Surat keterangan biasa adalah surat yang diberikan kepada seseorang dalam kedudukannya sebagai warga masyarakat.
Pada dasarnya isi surat keterangan sebagai berikut.
(a) Data pribadi atau jabatan yang menerangkan
(b) Data pribadi yang diterangkan
(c) Isi keterangan (menerangkan apa)
(d) Tujuan keterangan dibuat (untuk keperluan apa)
(e) penutup biasanya berisikan imboan atau harapan agar pihak ketiga maklum.
Contoh
Surat Referensi
Surat keterangan yang bersifat rahasia dari pihak ketiga tentang pihak kesatu yang berisi penilaian mengenai bonafiditas, perilaku, dan kualifikasi pihak kesatu.
Contoh
Surat Rekomendasi
Surat keterangan yang diberikan kepada seseorang atau perusahaan berdasarkan data-data otentik yang ada. Rekomendasi juga dapat diberikan perorangan untuk melamar pekerjaan
Contoh
Surat Pernyataan
Surat keterangan berupa pernyataan yang diberikan oleh seseorang atau instansi mengenai keadaan seseorang atau hal tertentu untuk keperluan khusus.
Contoh
Tugas
Buatlah suratnya!
Ada mendaftarkan diri sebagai calon pegawai negeri sipil di sebuah departemen. Sebagai persyaratannya, Anda harus menyatakan bahwa Anda sanggup untuk tidak menikah selama masih menjadi cpns. Untuk itu, buatlah surat pernyataan dimaksud.
Surat Memo dan Nota
Nota dan memo adalah surat khusus yang dipakai antarpejabat di lingkungan suatu organisasi.
Hal ini berbeda dengan nota pribadi dan memo pribadi yang dipakai pada perseorangan.
Memo dan nota dipergunakan untuk keperluan intern organisasi. Memo berarti memorandum, yaitu alat pengingat. Memo berlaku secara vertikal dan horisontal. Vertikal berarti dari atasan kepada bawahan, horisontal berarti untuk sesama jabatan yang setara.
Nota adalah catatan yang berfunmgsi untuk mengingat sesuatu.
Nota hanya berlaku secara vertikal dan isinya bersifat perintah, bahkan penugasan. Fungsi lain dari nota adalah untuk menjabarkan secara rinci isi surat keputusan, surat instruksi, surat perintah, dan surat-surat lainnya yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti dengan nota.
Contoh
Kepala surat/kertas setengan folio
MEMO
Kepada :
Dari :
Hal :
Kepala surat/kertas setengan folio
NOTA DINAS
No.: /VI/2005
Kepada :
Dari :
Hal :
Tugas Anda:
Carilah nota dinas dan memo yang ada di lembaga negeri maupun swasta melui orang tua, saudara atau teman yang bekerja di kantor guna diperbandingkan dan diketahui perbedaan dan variasinya.
Surat Edaran dan Pengumuman
Surat edaran adalah surat yang alamat tujuannya kolektif yang beredar dari satu tangan ke tangan lain dengan cara mengirim satu surat untuk semua orang yang dituju.
Contoh.
Yth. Seluruh Dosen Fakultas Sastra Universitas Nasional
Jakarta
Yth. Para Nasabah BRI
Jakarta
Alamat di atas menunjukkan bahwa surat edaran yang dituju itu kolektif.
Ditinjau dari banyaknya sasaran, surat edaran dapat dibedakan atas dua macam, yaitu (1) edaran kepada orang banyak yang jumlahnya terbatas, contohnya, para pimpinan, para nasabah, dan mahasiswa jurusan.(2) edaran kepada orang banyak yang tidak terbatas jumlahnya atau kepada masyarakat umum. Surat edaran bersifat promosi dan edaran penarawan barang atau jasa.
Surat edaran terbatas dibuat seperti surat biasa. Surat edaran untuk masyarakat umum boleh tidak bernomor dan tanpa alamat, tanpa tanggal, dan tanpa nama penanggung jawab.
Jika ditinjau dari segi isi, antara edaran dengan pengumuman terdapat persamaan, yaitu sama-sama menyampaikan informasi kepada orang banyak dan tidak bersifat rahasia.
Perbedaan antara kedua itu terletak pada cara penyebaran dan jangkauan informasinya.
Cara penyebaran pengumuman dapat dilakukan dengan memasang di papan pengumuman atau di koran/majalah sbg iklan. Sementara itu, surat edaran dapat dilakukan dengan berpindah tangan.
Surat Pengantar
Surat pengantar adalah surat yang berfungsi untuk mengantarkan sesuatu atau seseorang. Jadi surat pengantar dapat berfungsi sebagai berikut.
(1) Pengantar orang, misalnya memperkenalkan seseorang melalui surat yang dibawa oleh orang itu sendiri untuk menghadap kepada orang yang dituju.
(2) Pengantar berkas atau dokumen, misalnya berkas usulan kenaikan pangkat para pegawai dari satu unit untuk diproses lebih lanjut pada unit tertentu.
(3) Pengantar barang, misalnya barang yang diperjualbelikan dari penjual kepada pembeli atau mengantarkan paket kiriman barang lainnya.
Ada dua model surat pengantar, yaitu surat pengantar berperihal dan surat pengantar berjudul. Surat pengantar berperihal biasanya digunakan untuk negantarkan orang atau berkas seperti dokumen atau segala sesuatu yang berkaitan dengan dokumen. Surat pengantar berjudul dapat pula berupa blangko. Kolom-kolom dalam blangko itu dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan. Selain sebagai pengantar orang atau barang, surat pengantar berbentuk blangko juga sekaligus dapat berfungsi sebagai tanda terima.
Contoh
Surat Ucapan
Alamat
Isi ucapan
Harapan
Surat ucapan adalah surat yang digunakan untuk menyampaikan ucapan selamat (Sukacita), belasungkawa(dukacita), atau ucapan terima kasih.
Ucapan selamat,- prestasi seseorang, dibuka kantor baru, kelahiran anak, pernikahan ulang tahun, dan tahun baru Idhul Fitri dll.
Contoh:
Ucapan duka cita—(FBS UNAS, turut berduka cita untuk salah seorang dosennya yang bernama Prof. Gazali Dunia, hari dan tanggal seuaikan)
Ucapan terima kasih(Fakultas Bahasa dan Sastra UNAS kepada PN Balai Pustaka atas sumbangan buku sebanyak 100 judul=750 eksemplar)154
Tugas:
Buat surat ucapan terima kasih kepada Kepala Persutakaan asional di Jalan Salemba Raya No. 28 Jakarta Pusat, Karena Lembaga Anda telah disumbang buku sejumlah 250 judul. Surat itu dibuat tanggal 25 Juli 2007 dan ditandatangan oleh Direktur lembaga tempat Anda bekerja.
Surat Penugasan
Surat penugasan adalah surat yang menugasi seseorang untuk mengerjakan sesuatu. Sepintas surat penugasan sama dengan surat perintah atau surat instruksi karena sama-sama dibuat surat berjudul. Akan tetapi, surat perintah/isntruksi mempunyai dasar (konsideran) untuk memerintah.
Surat tugas langsung kepada isi dan tidak mempunyai konsideran.
Tugas:
Buat penugasan Direktur STBA LIA kepada dua orang stafnya (nama karang sendiri) untuk memilih dan membeli buku-buku terbitan Gramedia yang ada hubungan dengan kebahasaan. Pembelian buku itu berkaitan dengan pemenuhan tuntutan akreditasi status BAN PT pada tanggal 18 Desember 2006. Untuk itu, pembelian buku harus sudah dilakukan paling lambat tangal 13 Desember 2006. Selesai pembelian buku, kedua staf tersebut harus membuat laporan kepada Direktur paling lambat 2 hari sesudah pembelian.
Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk memohon. Permohonan untuk jasa dan Permintaan untuk barang.
Permintaan barang— ada yang berupa blangko.
permohonan jasa- harus dibuat surat.
Buatlah suratnya!
Senat Mahasiswa Fakultas Sastra Nasional akan mengandakan Pekan Budaya Betawi yang akan diselenggarakan pada tanggal 14—16 Juni 2006. Kegiatan itu berkaitan pula dengan Hari Jadi Kota Jakarta. Salah satu mata acaranya adalah seminar yang melibatkan salah satu pembicaranya adalah Bapak Sutiyoso, Gubernur DKI Jakarta. Namun, Senat Mahasiswa Sastra belum pernah menghubungi Gubernur DKI. Untuk itu Senat Mahasiswa membuat surat untuk Gubernur DKI minta agar menjadi salah satu pembicara pada acara tersebut. Surat itu bertanggal 15 April 2006, dengan nomor 096/SNFS/IV/2006 yang ditanda tangani oleh Ketua Senat, dan mengetahui PD III Fakultas Sastra.
Buatlah surat permohonan kepada Prof. Dr. Fuad Hasan sebagai pembicara dalam diskusi yang telah Anda tentukan. Jadwal dan waktu Anda yang menetukan, makalah paling lambat satu minggu sudah diterima oleh panitia. Makalah harus berupa disket dan hasil prinnya.
DAFTAR PUSTAKA
Alwi, Hasan et al. 1993. Tata Bahasa Baku BI
——–.1993. Kamus BesarBahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Bahasa. .
Keraf, Gorijs. 1993. Diksi dan Makna Ende: PT Nusa Indah.
Lumintaintang, Yayah B. 1992. “Petunjuk Praktis Penysusunan Surat-Menyurat
bagi Konseptor Pemda DKI Jakarta”. Jakarta: Pusat Bahasa.
———-.2003.”Mekanisme dan Aplikasi Penggunaan BI yang Baik dan Benar
dalam Penyusunan Tata Naskah Dinas”. Jakarta: Pusat Bahasa .
———–. 2003. “Pemakaian Bahasa dalam Administrasi Perkantoran”. Jakarta:
Pusat Bahasa.
———-.2005. “Kebijakan Bahasa”. Jakarta: Pusat Bahasa.
Pusat Bahasa. 1990. Pedoman Umum EYD. Jakarta: Pusat Bahasa.
————. 1990. Pedoman Umum Pembentukan Istilah. Jakarta: Pusat Bahasa.