MENGELOLA PERUSAHAAN BISNIS
(MANAGING THE BUSINESS ENTERPRISE)
- A. MENETAPKAN SASARAN DAN MERUMUSKAN STRATEGI
Langkah awal dalam manajemen yang efektif adalah menetapkan tujuan (goal) adalah sasaran (objective) yang diharapkan dan direncanakan untuk dicapai suatu bisnis. Setiap bisnis memerlukan sasaran. Dengan demikian kita mulai dengan memahami aspek dasar penetapan sasaran organisasi. Namun demikian, ingatlah bahwa memutuskan apa yang ingin dilakukan hanyalah langkah awal bagi suatu organisasi. Para manager juga harus membuat keputusan mengenai tindakan-tindakan yang akan dan tidak akan mencapai sasatan perusahaan.
1. Maksud Penetapan Sasaran
a. Memberikan arah dan panduan bagi manager disemua tingkatan
Jika para manager mengetahu dengan tepat kemana perusahaan diarahkan, maka sedikit kemungkinan terjadi kesalahan pada berbagai unit di perusahaan.
b. Membantu perusahaan mengalokasikan sumber dayanya
Bidang-bidang yang diharpkan tumbuh akan mendaptkan prioritas utama. Perusahaan mengalokasikan lebih banyak sumber daya ke proyek-proyek baru dengan potenmsi penjualn yang lebih besar bila dibandingkan dengan alokasi sumber daya ke produk yang telah berkembang dengan potensi penjualan tetap.
c. Membantu menetapkan budaya korporasi
Membantu dalam membangun suatu budaya yang akan memajukan perusahaan, misalnya budaya untuk tetap menjadi nomor satu di dunia usahanya.
d. Membantu manager menilai kinerjanya
Jika suatu uinit menetapkan sasaran meningkatkan penjualan mendekati 10% pada tahun tertentu, para manager yang melampaui batas tersebut dapat diberikan penghargaan dan unit yang gagal akan juga diperhitungkan.
2. Macam-Macam Sasaran
Sasaran akan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, tergantung maksud dan misi perusahaan. Setiap perusahaan, tentu saja memiliki maksud (purpose), alasan untuk menjadi sesuatu.
a. Pernyataan Misi (Mission Statement)
Suatu pernyataan bagaimana perusahaan akan mencapai maksudnya dilingkungan tempat menjalankan bisnis
Terlepas dari maksud dan misi perusahaan, setiap perusahaan memiliki sasaran jangka panjang, jangka menengah dan jangka pendek, yaitu sebagai berikut:
b. Sasaran Jangka Panjang
Sasaran yang ditetapkan untuk periode waktu yang lama, umumnya lima tahun mendatang atau lebih.
c. Tujuan Jangka Menengah
Tujuan yang ditetapkan selama jangka waktu satu sampai lima tahun. Perusahaan biasanya memiliki sasaran jangka menengah dibeberapa bidang. Misalnya, sasaran departemen Pemasaran mungkin akan meningkatkan penjualan sekitar 3 persen dalam waktu dua tahun. Departemen produksi akan mengurangi berusaha mengurangi tingkat keluarmasuk karyawan sekitar 10 persen dalam dua tahun.
d. Tujuan Jangka Pendek
Tujuan yang ditetapkan untuk satu tahun dan dikembangkan pada beberapa bidang yang berbeda, Misalnya peningkatan penjualan sekitar 2 persen tahun ini, memotong biaya sampai 1 persen pada pada kuartal berikutnya, dan mengurangi tingkat keluar masuk karyawan sampai 4 persen selama enam bulan berikutnya.
4. Pihak Yang Menetapkan Tujuan
a. Misi : Umumnya ditetapkan oleh Dewan Direksi
b. Sasaran Jangka Panjang : Umumnya ditetapkan oleh Dewan Direksi dan Manager Puncak
c. Sasaran Jangka Menengah :Umumnya ditetapkan oleh Manager Puncak dan Manager Menengah
d. Sasaran Jangka Pendek : Umumnya ditetapkan oleh Manager Menengah dan Manager lini pertama
5. Perumusan Strategi Bisnis (Strategy Formulation)
Perencanaan, sering dihubungkan denganaspek praktis menetapkan sasaran, memilih taktik dan menetapkan jadual. Sebaliknya, strategi cenderung memiliki cakupan yang luas. Definisi “ cakupan program yang luas” itulah yang menerangkan apa yang ingin dilakukan suatu organisasi. Karena strategi yang dirumuskan dengan baik menjadi sangat penting bagi keberhasilan suatu bisnis maka sebagian besar manager mencurahkan perhatian pada penetapan strategi.
Perumusan strategi adalah penciptaan program yang luas untuk menetapkan dan memenuhi sautu tujuan organisasi. Perumusan strategi melibatkan tiga tahap dasar sebagai berikut:
a. Tiga Langkah Dasar Perumusan Strategi
§ Menetapkan Tujuan Strategis (Strategic Goals)
Tujuan jangka panjang yang langsung berasal dari pernyataan misi suatu perusahaan
§ Menganalisis organisasi dan lingkungnya
§ Analisis Lingkungan ( Environmental Analysis)
Proses melibatkan lingkungan bisnis terhadap ancaman dan peluang. Perubahan selera konsumen dan persaingan merupakan ancaman bagi perusahaan. Sementara kesempatan mencakup bidang-bidang yang berpotensi untuk diperluas, dikembangkan, atau dimanfaatkan perusahaan dengan kekuatan yang ada saat ini. Misalkan adanya kesempatan belanja lewat internet.
§ Analisis Organisasional (Organization Analysis)
Proses Menganalisis kekuatan dan kelemahan suatu perusahaan. Faktor-faktor kekuatan meliputi surplus uang tunai, angkatan kerja yang berdedekasi, cukup tersedianya bakat manajerial, dan ahli teknis. Tidak adanya salah satu dari kekuatan itu menjadi kelemahan yang penting.
§ Menyesuaikan Organisasi dengan lingkungannya
Menyesuaikan ancaman lingkungan dan kesempatannya terhadap kekautan dan kelemahan perusahaan. Proses penyesuaian merupakan pusat dari perumusan strategi. Karena penyesuaian perusahaan dengan lingkungnya merupakan dasar bagi keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan bisnis. Dalam jangka waktu yang lama, proses ini juga akan menentukan apakah suatu perusahaan biasanya mengambil resiko atau berperilaku lebih konservatif.
B. PROSES MANAJEMEN
Manajemen (Management) merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumber daya keuangan, manusia dan informasi suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Setiap manager harus mengawasi penggunaan seluruh sumber daya itu. Seluruh aspek pekerjaan seorang manager berkaitan. Adapaun proses manajemen adalah sebagai berikut:
1. Perencanaan (Planning):
Proses manajemen yang menetapkan apa yang harus dilakukan organisasi dan bagaimana sebaiknya melakukannya. Perencanaan memiliki tiga komponen yaitu dimulai sewaktu manager menetapkan tujuan perusahaan, mengembangkan strategi untuk mencapai sasaran tersebut dan ketiga mengembangkan strategi yaitu merancang rencana-rencana taktis dan operasinal untuk menjalankan strateginya. Adapun tingkatan perencanaan adalah sebagai berikut:
Hierarki Perencanaan
a. Rencana Strategis:
Rencana yang mencerminkan keputusan mengenai alokasi sumber daya, prioritas perusahaan, langkah-langkah yang dibutuhkan untuk memenuhi tujuan strategis. Rencana-rencana tersebut selalu ditetapkan oleh dewan direksi dan manajemen puncak.
b. Rencana Taktis:
Rencana Jangka Pendek yang berhubungan dengan penerapan aspek-aspek spesifik dari rencana stategis suatu perusahaan. Rencana ini umumnya melibatkan manajemen atas dan menengah.
c. Rencana Operasional:
Rencana yang menetapkan target jangka pendek untuk kinerja harian, mingguan atau bulanan. Rencana ini umumnya melibatkan manajemen menengah dan manager lini..
§ Kebijakan: Pedoman pelaksanaan tugas.
§ Prosedur: Langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan kebijakan.
d. Perencanaan Kontingensi (Contingency Planning):
Mengidentifikasi aspek-aspek suatu bisnis atau lingkungannya yang mungkin mengalami perubahan dalam strategi. Berdasarkan sifatnya, rencana kontigensi merupakan perlindungan terhadap perubahan-perubahan yang mungkin terjadi. Dengan demikian perencanaan kontigensi adalah perencanaan terhadap perubahaan : rencana itu berusaha mengidentifikasikan dari awal aspek-aspek penting bagi bisnis atau pasarnya yang mungkin berubah. Rencana juga mengidentifikasikan cara-cara yang akan digunakan perusahaan menanggapi perubahan yang terjadi.
e. Manajemen Krisis (Perencanaan Darurat):
Krisis adalah keadaan darurat yang tidak diharapkan yang memerlukan tanggapan secepatnya. Manajemen krisis adalah suatu metode organisasi dalam menghadapi keadaan darurat. Manajemen krisis dirancang untuk membantu para karyawan dalam mengatasi kondisi yang ekstrim atau tidak bisa diramalkan, rencana krisis yang baik umumnya menguraikan siapa yang akan bertanggung jawab dalam situasi yang berbeda-beda, bagaimana organisasi akan menanggapinya.
2. Pengorganisasian (Organizing):
Proses manajemen yang menetapkan cara terbaik dalam mengatur sumber daya dan aktifitas suatu organisasi menjadi suatu struktur yang logis.
3. Pengarahan (Directing):
Proses manajemen dalam memandu dan memotivasi karyawan untuk mencapai sasaran suatu organisasi.
Dalam melakukan pengarahan manager dapat menggunakan tiga gaya kepemimpinan yaitu :
a. Gaya Otokratis: Gaya kepemimpinan dimana pemimpin memiliki kekuasaan penuh untuk mengambil keputusan.
b. Gaya Bebas (Laissez Faire): Gaya kepemimpinan dimana pemimpin mendelegasikan sejumlah wewenang kepada karyawan.
c. Gaya Partisipatif (demokratis): Gaya kepemimpinan dimana para pemimpin mendapat beberapa masukan dari karyawan tetapi umumnya menggunakan wewenangnya untuk mengambil keputusan.
4. Pengawasan (Controlling):
Proses manajemen dalam memonitor kinerja suatu organisasi untuk menjamin bahwa tujuannya dapat tercapai. Proses pengawasan dimulai ketika manajemen menetapkan standar-standar, seringkali kinerja financial, kemudian para manager mengukur kinerja actual dengan menggunakan standar-standar ini. Jika angka sesuai, organisasi melanjutkan tindakan yang dilakukan saat ini. Jika bervariasi cukup besar, harus diadakan penyesuaian terhadap satu atau lain hal. Pengawasan dapat juga memperlihatkan di bidang mana saja kinerja menunjukkan hasil yang lebih baik dari pada yang diharapkan, sehingga dapat dijadikan acuan untuk memberikan penghargaan.
C. TINGKATAN-TINGKATAN MANAJEMEN
Tiga tingkatan dasar manajemen adalah manajemen puncak, menengah dan lini pertama. Kebanyakan perusahaan memiliki lebih banyak manager menengah daripada manager puncak dan lebih banyak manager lini pertama dari pada manager menengah.
1. Manajemen Puncak (Top Management):
Manajer yang bertanggung jawab kepada dewan direksi dan pemegang saham atas keseluruhan kinerja dan efektifitaws suatu perusahaan.
Contoh: Presiden, Wakil Presiden, Direktur Utama, Treasurer, Chief Executive Officer (CEO).
2. Manajemen Menengah (Middle Management):
Manajer yang bertanggung jawab dalam mengimplementasikan strategi, kebijakan dan keputusan yang dibuat oleh manajer puncak.
Contoh: Manajer Pabrik, Manajer Operasional dan manajer divisi.
3. Manajer Lini Pertama (Lower Manager)
Manajer yang bertanggung jawab dalam menyelia pekerjaan karyawan.
Contoh: Penyelia, Manajer Kantor dan Pemimpin Kelompok.
D. BIDANG-BIDANG MANAJEMEN
1. Manajer Sumber Daya Manusia:
Menerima dan melatih karyawan untuk mengevaluasi pekerjaan dan menentukan besarnya kompensasi.
2. Manajer Operasional:
Bertanggung jawab pada produksi, inventaris dan pengawasan kualitas
3. Manajer Pemasaran:
Bertanggung jawab untuk menyampaikan produk-produk dari produsen ke konsumen.
4. Manajer Informasi:
Merancang dan menerapkan sistem untuk menggabungkan, mengorganisasi dan mendistribusikan informasi.
5. Manajer Keuangan:
Merencanakan dan mengawasi fungsi akuntansi dan sumber-sumber keuangannya.
6. Manajer-manajer lain, contoh: manajer hubungan masyarakat, manajer penelitian dan pengembangan, dll.
E. DASAR KEAHLIAN MANAJEMEN
1. Keterampilan teknis (Technical Skills)
Keahlian yang diperlukan untuk melakukan tugas-tugas khusus.
2. Ketrampilan Hubungan Manusia (Human Skills)
Ketrampilan untuk mengerti dan bekerjasama dengan dengan orang lain.
3. Ketrampilan Konseptual (Conceptual Skills)
Kemampuan berpikir pada hal yang abstrak, mendiagnosis dan menganalisis situasi yang berbeda serta melihat jauh ke depan.
4. Keahlian Dalam Membuat Keputusan (Decision Making Skills)
Keahlian dalam menentukan masalah dan memilih tindakan yang terbaik
Langkah-Langkah Dasar Pembuatan Keputusan
§ Menentukan problem, mengumpulkan fakta-fakta, dan mengindentifikasikan alternatif penyelesaian.
§ Mengevaluasi masing-masing alternatif dan menyeleksi alternatif yang paling baik.
§ Mengimplementasikan alternatif yang dipilih, melanjutkan secara periodek dan mengevaluasikan efektivitas pilihan.
5. Keahlian Mengelola Waktu ( Time Manajement Skill)
Keahlian yang berkaitan dengan penggunaan produktif atas waktu yang dimiliki seseorang.
Pedoman Memanfaatkan waktu dengan efisien
§ Tetapkan prioritas yang tepat
§ Jadualkan waktu jeda yang panjang untuk tugas-tugas yang besar
§ Minimalkan interupsi
§ Tetapkan sasaran jangka pendek
§ Delegasikan beberapa tugas kepada para karyawan.
Tiga Penyebab Utama Pemborosan Waktu:
Administrasi, Telepon, dan Rapat
F. MANAJEMEN DAN BUDAYA ORGANISASI
Budaya Korporasi(Corporate Culture) adalah merupakan pengalaman, kisah, keyakinan dan norma-norma yang mencirikan suatu organisasi. Adapun Maksud Budaya Organisasi: