MENGELOLA SUMBER DAYA MANUSIA
( MANAGING HUMAN RESOURCES)
Manajemen sumber daya manusia (Human Resource Management – HRD) adalah serangkaian aktivitas organisasi yang diarhkan ke usaha menarik, mengembangkan dan mempertahankan angakatan kerja yang efektif.
A. PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan sumber daya manusia meliputi perencanaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan karyawan. Dan pada giliranya, perencanaan sumber daya manusia melibatkan analisa pekerjaan dan prediksi permintaan dan penawaran tenaga kerja.
1. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)
Adalah evaluasi dari tugas-tugas dan kualitas yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan. Analisa pekerjaan terdiri dari:
a. Deskripsi Pekerjaan (Job description)
Suatu pernyataan yang meringkas tujuan, tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan. Sebagai contoh deskripsi pekerjaan ditunjukkan dalam tabel 6.1.
b. Spesifikasi Pekerjaan (Job spesifications)
Deskripsi atas ketrampilan, pendidikan, dan pengalaman yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan.
Informasi analisa pekerjaan digunakan untuk berbagai aktivitas sumber daya manusia.
2. Meramalkan kebutuhan karyawan (Forecasting)
Apabila kebutuhan karyawan dapat diramalkan sebelumnya, perusahaan memiliki lebih banyak waktu untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Manager harus memprediksikan kebutuhan pengkaryaan di masa mendatang dengan melakukan dua tugas yaitu:
- Meramalkan penawaran internal (internal supply) yaitu jumlah dan jenis karyawan yang akan berada di perusahaan pada satu waktu tertentu di masa mendatang.
- Meramalkan penawaran eksternal (External Supply) yaitu jumlah dan jenis orang yang akan tersedia bagi proses rekruitmen dari pasar tenaga kerja manapun.
Tabel 6.1: Contoh Deskripsi pekerjaan
| Jabatan : Perwakilan PenjualanDepartemen : PenjualanLokasi : Divisi Wilayah Sumatera, Palembang Ringkasan PosisiPerwakilan penjualan menemuai calon pelanggan untuk menjual produk perusahaan dan memastikan bahwa pelanggan yang diminta merasa puas dengan produk yang telah mereka beli. HubunganMelapor kepada manager penjualan regional untuk divisi wilayah SumateraBekerja dengan sepuluh orang perwakilan penjualan lain, meskipun masing-masing perwakilan penjualan memiliki tanggung jawab atas wilayahnya masing-masing dalam divisi Sumatera. Tanggung Jawab UtamaMelayani pelanggan yang dimiliki, menghubungi pelanggan utama setidaknya sekali dalam satu bulan untuk mendapatkan tanggapan terhadap kinerja.Mengunjungi calon pelanggan lain dan menjelaskan tentang kelebihan produk.Memeriksa semua pelanggan terlambat melakukan pembayaran.mengadakan pertemuan dengan manager produk setidaknya satu kali dalam sebulan untuk menginformasikan produk cacat yang dikeluhkan pelangganMelatih perwakilan penjualan yang baru.Laporan penjualan harus diberikan sekali sebulan. |
- B. PENYUSUNAN STAF DALAM ORGANISASI (STAFFING)
Penyusunan staf dalam perusahaan merupakan salah satu tugas yang paling rumit dan penting dalam manajemen SDM yang baik. Staffing dapat dipenuhi baik dari staffing internal maupun staffing eksternal.
1. Penyusunan Staf Eksternal ( External Staffing)
Merupakan upaya untuk menarik orang-orang dari luar organisasi untuk melamar lowongan pekerjaan. Metode ini rekrutmen eksternal meliputi pemasangan Iklan, wawancara di kampus, badan-badan pencari kerja, Job fair, referensi dari karyawan dan rekrutmen “Walk ins”. Adapun langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut:
a. Perekrutan
Menarik sekelompok pelamar yang tertarik dan memenuhi persyaratan posisi yang tersedia.
b. Seleksi
Kegiatan untuk mengevaluasi tiap individu dan memilih kandidat yang terbaik. Tujuan proses seleksi itu adalah untuk mengumpukan informasi yang akan memperkirakan tingkat keberhasilan kerja para pelamar dan mempekerjakan kandidat yang dianggap berpeluang paling berhasil. Adapun tahap dalam seleksi adalah sebagai berikut:
§ Formulir Aplikasi (aplication form)
Meminta para pelamar untuk mengisi lembar aplikasi yang kosong. Formulir ini bertujuan untuk mengetahui mengenai pengalamn kerja pelamar, latar belakang pendidikan, dan data demografis yang berkaitan dengan pekerjaan.
§ Wawancara saringan (screening interviews)
Manager sumber daya manusia harus mampu menilai kepribadian pelamar yang tersisa melalui wawancara pribadi, dan juga untuk memperoleh informasi tambahan yang tidak diperoleh dalam formulir aplikasi. Secara khusus wawancara dapat mencerminkan ketepatan waktu, kemampuan berkomunikasi, sikap dan pengalam kerja di masa lampau
§ Tes Kemampuan dan tes ketrampilan.
Tes terhadap kemampuan, ketrampilan, sikap atau pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan tertentu biasanya menjadi prediksi terbaik terhadap keberhasilan pekerjaan. Seluruh kandidat harus diberikan arahan yang sama, diberi jangka waktu yang sama, dan ditawari lingkungan yang sama.
§ Ujian Fisik
Beberapa perusahaan juga meminta pemeriksaan fisik bagi pelamar yang akan diterima. Tes ini biasanya diberikan sebagai tes terakhir. Pemeriksaan dapat menentukan apakah calon pelamar secara fisik mampu melaksanakan tugas-tugas yang diberikan dan dapat memerikas semua tentang permasalah medis.
2. Penyusunan Staff Internal (Internal Staffing)
Upaya untuk mengisi kekosongan posisi dari seorang yang telah bekerja di perusahaan. Banyak perusahaan menginformasikan posisi yang kosong sehingga karyawan yang ada juga memperoleh informasi tentang kekosongan tersebut. Cara yang sering dilakukan untuk memenuhi kekosongan posisi ini adalah dengan cara promosi.
Promosi adalah penugasan pada pekerjaan yang lebih tinggi tingkatannya dengan tanggung jawab dan kompensasi yang lebih besar. Promosi dapat dilakukan dengan cara:
a. Sistem Promosi Tertutup
Sistem dengan manager sering kali secara informal memutuskan karyawan mana yang dipertimbangkan mendapat promosi.
b. Sistem Promosi terbuka
Sistem dengan karyawan melamar, diuji, dan diwawancarai sehubungan dengan pekerjaan yang tersedia yang diumumkan secara terbuka.
c. Senioritas
Karyawan dengan masa bakti lebih lama menerima prioritas dalam promosi
C. MENGEMBANGKAN SUMBER DAYA MANUSIA
Tanpa memandang bagaimana efektifnya suatu sistem seleksi, sebagai besar karyawan memerlukan pelatihan tambahan supaya mereka dapat tumbuh dan berkembang dalam pekerjaannya. Proses itu dimulai dengan proses orientasi dan kemudian meningkat ke pemilihan berbagai macam metode dan teknik pelatihan terbaik
1. Orientasi
Membantu karyawan untuk belajar mengenai perusahaan dan masuk kedalam perusahaan sehingga mereka dapat lebih cepat menjadi kontributor yang efektif.
2. Pelatihan dan Pengembangan
Perusahaan dapat menggunakan metode-metode pelatihan yang dapat digunakan untuk menyampaikan informasi secara aktual sebagai berikut;
a. Program atas dasar pekerjaan.
Metode ini terdiri dari berbagai program atas dasar pekerjaan (Work-based program) yang menghubungkan aktivitas pelatihan dan pengembangan langsung dengan kinerja tugas-tugas.
§ On The Job Training
Pelatihan dilakukan pada saat karyawan bekerja
§ Off The Job Training
Pelatihan yang dilaksanakan dalam lingkungan yang terkontrol jauh dari lokasi kerja.Vestubule Training adalah bentuk Off the job training yang dilaksanakan dalam lingkungan simulasi
- Rotasi dan transfer kerja sistimatis
Pelatihan atas dasar pekerjaan yang memindahkan karyawan secara sistematis dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain sehingga mereka dapat mempelajari berbagai macam tugas dan ketrampilan
b. Program Pengembangan Manajemen
Program yang dirancang untuk meningkatkan ketrampilan konseptual analitis dan pemecahan masalah dari personnel manajemen
§ Networking
Interaksi informal diantara para manager dengan tujuan mendiskusikan problem-problem, solusi dan kesempatan secara bersama-sama.
§ Mentoring
Pelatihan yang diberikan oleh manager senior dan lebih pengalaman kepada manager yunior.
D. PENILAIAN KINERJA (PERFORMANCE APPRAISALl)
Bagian penting dalam manajemen sumber daya manusia adalah penilaian kinerja (performance appraisal) yaitu evaluasi yang dilakukan secara spesifikdan formal untuk menentukan tingkat keefektifan pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan. Penilaian kinerja ini penting karena dapat :
- Menjadi benchmark (pembanding) dalam menilai secara lebih baik proses-proses rekruitmen dan seleksi.
- Membantu para manager menilai apakah mereka telah merekrut dan memilih karyawan terbaik.
- Membantu dalam mengembangkan pelatihan dan pengembangan karyawan.
- Pemberian kompensasi yang efektif.
Tabel 6.2: Contoh Formulir Penilaian Kinerja
| PT. JAYA RAYA GROUPNama Karyawan : —————————-Posisi : —————————– Peringkat perilaku : Beri tanda satu karakteristik yang diterapkan dengan baik. Kualitas pekerjaan (berkenaann dengan kecermatan dan jumlah kesalahan)_________ 1. Sering berbuat kesalahan dan berulang_________ 2. Sering melakukan kesalahan_________ 3. Akurat; melakukan kesalahan pada beberapa kesempatan._________ 4. Akurat; jarang melakukan kesalahan_________ 5. Benar dan tepat. Kualitas Pekerjaan (berkenaan dengan jumlah produksi atau hasil)_________ 1. Selalu tidak menyelesaikan beban kerja yang ditugaskan_________ 2. Sering menyelesaikan hanya sebagian dari tugas._________ 3. Menangani beban kerja yang ditugaskan._________ 4. Lebih banyak bekerja daripada bertanya._________ 5. Penanganan pekerjaan dalam jumlah banyak yang tidak biasa Batas waktu (berkenaan dengan penyelesaian tugas, dalam rentang waktu yang ditentukan)_________ 1. Tidak menyelesaikan tugas tepat pada waktunya._________ 2. Sering dapat menyelesaikan sebagian dari tugas._________ 3. Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu._________ 4. Selalu meyelesaikan tugas sebelum batas waktu._________ 5. Selalu menyelesaikan seluruh tugas sebelum batas waktu. Kehadiran dan Ketepatan waktu (berkenaan dengan mematuhi jadual kerja yang ditentukan)_________ 1. Selalu terlambat atau tidak hadir._________ 2. Sering terlambat atau tidak hadir._________ 3. Biasanya tidak terlambat atau tidak hadir._________ 4. Memiliki nilai lebih mengenai ketepatan kehadiran di pekerjaan._________ 5. Selalu menepati kehadiran. Rangkuman Penilaian (mencakup bidang kelebihan dan bidang penekanan di masa mendatang dalam meningkatkan kinerja atau mengembangkan ketrampilan kerja tambahan) Komentar atau Perhatian Karyawan: Tanda Tangan:Manajer Sumber Daya Manusia ______ Tanggal _______Karyawan ________________ Tanggal ___________Pengawas ____________________ Tanggal ___________ |
1. Proses Penilaian Kinerja
Beberapa pertanyaan harus dijawab sebagai bagian dari proses penilaian kinerja. Pertanyaan ini biasanya berkaitan dengan siapa yang melaksanakan penilaian kinerja dan memberikan umpan balik kepada orang-orang yang kinerjanya sedang dievaluasi.
- Melaksanakan penilaian kinerja
Penyelia (supervisor) seorang karyawan adalah orang yang paling sering melakukan penilaian kinerja, karena para penyelia biasanya memiliki pengetahuan yang terbanyak mengenai persyaratan pekerjaan dan paling berpeluang mengamati karyawan yang melakukan pekerjaan.
- Memberikan Umpan Balik
Setelah penilaian kinerja dilakukan aktivitas berikutnya adalah memberikan umpan balik, yaitu memberitahukan kepada karyawan apa saja kelebihanya dan apa saja kekurangannya dalam melakukan pekerjaan dan sekaligus memberikan saran-saran untuk dapat meningkatkan produktiviats kerja bawahan.
1. Hasil Penilaian Kinerja ( Performance Appraisal)
Hasil dari penilaian kinerja dapat diberikan berupa sangsi-sangsi apabila ternyata kinerja karyawan kurang dari kinerja yang distandarkan perusahaan. Sangsi-sangsi yang dapat diberikan adalah:
a. Tindak Disiplin (diciplinary action)
Tindakan yang diambil oleh manajemen sehubungan dengan perilaku karyawan yang dianggap berbahaya atau merusak.
b. Turun Pangkat (demosi)
Tindakan untuk memindahkan karyawan ke posisi yang lebih rendah.
c. Pemecatan (separation / termination)
Pemberhentian seorang karyawan, biasanya karena kinerja buruk yang tidak dapat diterima lagi.
- E. KOMPENSASI DAN TUNJANGAN
Karyawan tidak bekerja secara gratis biasanya mereka mengharapkan adanya kompensasi atas waktu, tenaga, bakat dan usaha yang mereka berikan kepada pekerjaan mereka dan bantuan yang diberikan kepada organisasi dalam meraih tujuannya.
1. Sistem Kompensasi (compensation system)
Serangkaian penghargaan yang diberikan oleh suatu organisasi kepada karyawanya sebagai imbalan atas keinginan mereka melakukan berbagai pekerjaan dan tugas.
a. Upah (wages)
Kompensasi dalam bentuk uang yang dibayarkan untuk jumlah waktu yang digunakan untuk bekerja
b. Gaji (salaries)
Kompensasi dalam bentuk uang sebagai imbalan atas pelaksanaan tanggung jawab suatu pekerjaan
c. Program-program Insentif
Program kompensasi khusus yang dirancang untuk memotivasi kinerja yang tinggi.
§ Insentif-insentif Individu
Sistem kompensasi insentif termasuk salah satu bentuk kompensasi berdasarkan kinerja yang tertua. Ada beberapa bentuk yang dapat digunakan antara lain:
§ Bonus
Insentif kinerja perorangan dalam bentuk pembayaran khusus
§ Komisi
Kompensasi untuk mencapai target penjualan tertentu.
§ Sistem Penggajian Prestasi (Merit salary system)
Program insentif yang menghubungkan kompensasi terhadap kinerja dalam pekerjaan nonpenjualan.
§ Pembayaran atas Kinerja (pay for performance) atau Pembayaran variabel (variable pay)
Insentif perorangan yang diberikan kepada seorang manager terutama untuk output yang produktif
§ Insentif di Keseluruhan Perusahaan
Program pemberian imbalan berdasarkan kinerja tim dan kelompok. Dengan adanya trend dewasa ini mengenai metode berdasarkan tim dan kelompok, program seperti itu semakin penting. Bentuk insentif kelompok adalah sebagai berikut:
§ Rencana Upah Bagi Laba (Profit sharing plans)
Program insentif yang membagikan bonus kepada karyawan apabila laba perusahaan diatas tingkat tertentu.
§ Rencana Upah Bonus (gain sharing plans)
Program insentif yang membagikan bonus kepada karyawan yang kinerjanya memperbaiki produktivitas.
§ Rencana Upah Atas Pengetahuan (Pay for knowledge)
Program insentif untuk mendorong para karyawan mempelajari ketrampilan baru atau menjadi ahli dalam pekerjaan yang berbeda.
2. Tunjangan (Benefit)
Selain kompensasi financial, sebagian besar organisasi memberikan karyawannya berbagai kompensasi dan tunjangan tidak langsung. Tunjangan adalah kompensasi selain upah dan gaji yang ditawarkan perusahaan kepada para karyawannya. Karena tunjangan itu mempunyai nilai berwujud (tangible value)
§ Asuransi Kompensasi pekerja (worker’s compensation insurance)
Asuransi legal untuk mengkompensasikan pekerja yang terluka sewaktu melaksanakan pekerjaan.
§ Bentuk-bentuk tunjangan :
§ Pembayaran masa liburan.
§ Kesehatan
§ Asuransi kesehatan
§ Kematian atau gigi,
§ Program pensiun
§ Perumahan, kendaraan,
§ Pendidikan
Latihan : Tugas Kelompok
Ketentuan penyelesaian Tugas:
- Anggota Kelompok maksimal 6 (enam) mahasiswa.
- Dikerjakan dengan standar tulisan Times New Roman dengan Forn 12.
- Dituliskan nama anggota kelompok beserta NIM masing-masing anggota dan kelas yang diikuti.
- Dikumpulkan paling lambat pada saat UTS mata kuliah Pengantar Bisnis.
- Dikumpulkan melalui e-mail dengan alamat [email protected]
Soal A.
1. Misalkan anda seorang konsultan manajemen. Untuk situasi di bawah ini, rekomendasikan suatu bentuk kepemilikan bisnis yang tepat:
a. Empat dokteringin mulai praktek bersama dan masing-masing mempunyai tanggung jawab terbatas.
b. Seorang teman ingin memulai toko serba adanya sendiri.
c. Seorang wiraswasta ingin membeli sebuah bisnis baja Amerika yang besar.
d. Lima teman ingibn membangun sebuah kompleks aprtemen dan sangat memikirkan tentang tanggung jawab terbatas.
2. Misalkan Anda memulai bisnis Anda sendiri. Keputusan apa yang harus Anda buat dalam mempertimbangkan bentuk kepemilikan dan pengendalian bisnis Anda?
3. Diskusikan keuntungan dan kerugian antara mulai bisnis Anda sendiri di bandingkan dengan membeli waralaba.
Soal B :
KASUS: MENGISI LOWONGAN PEKERJAAN
George Decaro, seorang manajer sumber daya manusia Bobcat International, baru saja menerima sebuah perintah dari presiden direktur perusahaan. Perintahnya berbunyi: “Kita baru saja menyusunkan strategi tahun ini. Tujuan strategi ini adalah untuk meningkatkan pangsa pasar kita sebesar 22 persen dalam tiga tahun mendatang. “Lanjutnya: “Kita harus bersiap untuk menghadapi tantangan ini dengan meningkatkan produksi, dan departemen sumber daya manusia harus mengisi tiga puluh tujuh jabatan baru dalam organisasi.’’
Tugas Geoge adalah untuk meramalkan kebutuhan karyawan setiap tahun selama tiga tahun yang akan datang. George menyadari bahwa baik perekrutan internal maupun eksternal harus dilakukan. Filosofi perusahaan adalah untuk mempromosikan dari dalam jika memungkinkan. Prosedur ini mempromopsikanmoral yang tinggi dan memberi kontribusi kepada kesuksesan seluruh organisasi.Beberapa pekerjaan harus diperoleh dari luar perusahaan. Dia mepertimbangkan sumber-sumber untuk merekrut calon karyawan yang berpotensi untuk pekerjaan pabrik yang memerlukan keterampilan menengah (semiskilled) yang akan di bayarkan per jam. George dapat bekerja sama dengan baik dengan presiden direktur perusahan dan ingin mengadakan rapat yang akan mendemonstrasikan bagaimana departemen sumber daya manusia akan melaksanakan peran pentingnya untuk membantui perusahaan mencapai tujuanya.
Pertanyaan
1. Apakah perencanaan sumber daya manusia dalam kasus ini ? Diskusikan tugas-tugas pentingnya.
2. Apakah analisis pekerjaan? Bagaimana penggunaanya dalam kasus ini?
3. Diskusikan sumber-sumber George untuk merekrut karyawan yang berpotensi untuk pekerjaan di pabrik?
4. Apa yang harus ada dalam agenda rapat George dengan presiden direktur
perusahaan?