Penggunaan BI yang Baik dan Benar dalam Wacana Naskah Dinas
Arju Susanto,S.S; M.Pd.
Untuk melihat sejauh mana penggunaan bahasa Indonesia dalam naskah
dinas itu memberlakukan konsep yang baik dan benar, dapat dikaji melalui satuan unsur terkecil wacana, yaitu kalimat. Sebagaimana diketahui, terdapat sekurang-kurang, tujuh kriteria kalimat yang efektif; kalimat yang efektif adalah kalimat yang secara tepat dapat mewakili gagasan/pikiran atau perasaan penulisnya dan sanggup menimbulkan gagasan/pikiran yang sama tepatnya dalam pikiran pembacanya. Dengan kata lain, sebuah wacana, termasuk wacana surat dinas, akan efektif jika unsur-unsur terkecil yang membangunnya terdiri dari unsur-unsur yang efektif pula.
Sebuah wacana yang efektif (termasuk wacana naskah dinas) memperlihatkan (1) kebulatan isi, (2) perpautan dan koherensi, (3) gaya yang efektif, dan (4) ejaan yang dibakukan.
a. Kebulatan Isi
Kebulatan isi berkenaan dengan kesesuaian antara judul (yang dalam hal ini pokok surat) dan isi tulisan (tubuh surat) serta kesatuan bangun kalimat dengan kesatuan logika yang saling menjalin. Jika salah satu tidak ada, kita akan berhadapan dengan penggalan yang bukan mencerminkan kalimat. Kesatuan logika akan nyata jika unsur-unsur kalimatnya bertalian dengan jelas. Wacana disajikan dengan logis dan bersistem: hubungan antarbagian kalimat dalam alinea, antaralinea dalam wacana menunjukkan hubungan yang masuk akal, seperti
1) hubungan sebab-akibat (dengan konjungtor sebab, karena, sehingga);
2) hubungan waktu (dengan konjungtor setelah, sewaktu, sejak, sesudah, sebelum,
manakala, ketika, tatkala, dsb.);
3) hubungan tujuan (dengan konjungtor untuk, bagi, demi);
4) hubungan syarat/kondisional (dengan konjungtor jika, jikalau, kalau/kalaupun,
bila/apabila;
5) hubungan perbandingan (dengan konjungtor seperti, sebagaimana, ibarat);
6) hubungan penambahan (dengan konjungtor dan, serta, bahkan, malahan, lalu,
kemudian, selanjutnya), pertentangan (dengan konjungtor sedangkan, tetapi,
melainkan, namun, padahal, sebaliknya, dsb.), atau pemilihan (dengan
konjungtor atau).
Kejelasan berkaitan dengan unsur kebahasaan, tepatnya persyaratan
ketatabahasaan harus terpenuhi: unsur yang berfungsi sebagai subjek dan predikat kalimat (sekurang-kurangnya) harus eksplisit, di samping tuntutan hadir atau tidaknya objek dan keterangan kalimat dalam konstruksi. Ekonomi bahasa tercermin melalui makna tulisan yang terhindar dari tafsiran ganda: tidak diulang-ulang, terhindar dari penggunaan majas (makna konotatif). Tafsiran pembaca sama dengan tafsiran penulis.
Untuk mewujudkan kedua hal di atas, kalimat efektif hendaknya memenuhi, antara lain, persyaratan berikut:
1) mengandung kesatuan gagasan;
2) memiliki koherensi yang baik;
3) menunjukkan paralelisme/kesejajaran/keselarian);
4) mencerminkan kehematan;
5) menghindarkan kerancuan;
6) memperlihatkan variasi;
7) memperhatikan pola urutan.
a) Kesatuan Gagasan
Untuk menjaga kesatuan gagasan, hendaknya dicamkan asas bahwa
setiap kalimat harus mengandung satu ide pokok. Untuk itu, penulis hendaknya memperhatikan hal berikut.
1) Mengeksplisitkan Subjek dan Predikat dan
Menghindarkan Penggalan Kalimat
Contoh
(1) Mengingat banyaknya hubungan TU Departemen dengan instansi
tersebut di atas, dan adanya Rapat Menteri yang sifatnya dadakan
sehingga sering harus berhubungan dengan petugas Setneg maupun
petugas instansi terkait. Dengan alasan tersebut di atas, kami mohon
kiranya telepon yang ada di Tata Usaha Departemen dapat
dipertimbangkan kembali keberadadaanya. (Takbaku, mengandung
penggalan kalimat)
(1a) Dengan mengingat banyaknya hubungan TU Departemen dengan instansi
tersebut di atas, dan adanya Rapat Menteri yang bersifat mendadak
sehingga kami sering harus berhubungan dengan petugas Setneg dan
petugas instansi terkait, kami mohon agar keberadaan telepon di Tata
Usaha Departemen dapat dipertimbangkan kembali. (Baku)
(2) Adapun pokok-pokok materi yang akan diatur dalam RPP tersebut
sebagai berikut. (takbaku/tanpredikat/adapunmubazir)
(2a) Pokok-pokok materi yang akan diatur dalam RPP tersebut adalah
sebagai berikut. (Baku)
(3) Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan dihadiri Menpora.
(Takbaku/Tansubjek)
(3a) Menurut rencana, pertemuan itu akan dihadiri oleh Menpora. (Baku)
2) Menghindari Penambahan Kata yang Tak Diperlukan
(4) Berdasarkan kepada informasi tersebut menyatakan
bahwa Perjanjian ekstradisi dan pertahanan itu sudah lama
dirintis. (Takbaku/konjungtor yang mubazir)
(4a) Berdasarkan informasi surat tersebut, perjanjian ekstradisi dan
pertahanan itu sudah lama dirintis. (Baku)
(4b) Informasi tersebut menyatakan bahwa perjanjian ekstradisi dan
pertahanan itu sudah lama dirintis.
b. Koherensi yang Baik
Koherensi adalah pertautan antara unsur-unsur yang membangun
kalimat dan alinea. Setiap kata atau frasa harus berjalin, baik ke dalam maupun ke luar.Untuk menjaga koherensi, penulis hendaknya memperhatikan ha-hal berikut.
1) Mewaspadai Pemakaian Kata Ganti dalam Kalimat
Contoh
(5) Atas kehadirannya Bapak /Ibu/Saudara dapat
memenuhi undangan ini, kami ucapkan terima kasih.
(Takbaku/Persona III)
(5a) Atas kehadiran Bapak (Ibu) (Saudara) memenuhi
undangan ini, kami ucapkan terima kasih. (Baku)
2) Mewaspadai Pelesapan, Penambahan, dan Ketidaktepatan Penggunaan
Kata Tugas (Konjungtor dan Kata Depan)
Contoh
(6) … sesuai arahan/sesuai menurut arahan (Takbaku)
… sesuai dengan arahan (Baku)
(7) sehubungan akan diselenggarakannya (Takbaku)
sehubungan dengan akan diselenggarakannya (Baku)
(8) berdasarkan kepada kesepakatan (Takbaku)
berdasarkan kesepakatan (Baku)
(9) … memberitahukan tentang/mengenai adanya …. (Takbaku/verba
transitif aktif tidak boleh diikuti kata tugas)
… memberitahukan adanya …. (Baku)
10) Diharapkan Saudara melaporkan tentang masalah tersebut.
(Takbaku/tidak menggunakan konjungtor subjek yang berupa anak
Kalimat; juga verba transitif aktif yang diikuti kata tugas/konjungtor )
Kami mengharapkan agar Saudara melaporkan masalah tersebut.
(Baku)
c. Paralelisme yang Terjaga
(Kesejajaran/Keserasian/Keselarian)
Paralelisme ialah penggunaan bentuk tata bahasa yang sama untuk unsur
unsur kalimat yang sama fungsinya. Jika satu gagasan dinyatakan dengan kata benda, gagasan yang lain yang sejajar harus dinyatakan pula dengan kata benda. Jika satu gagasan dinyatakan dengan kata kerja, gagasan yang lain yang sejajar harus dinyatakan dengan kata kerja pula; dst. Wacana surat berikut tidak memperlihatkan kesejajaran bentuk tata bahasanya; ada yang dinyatakan dengan verba aktif transitif; ada pula yang disajikan dengan verba pasif. Selain itu, pengalineaannya belum mengikuti ketentuan Menpan, yaitu harus dengan
pemberian takuk, bukan dengan sistem blok.
Yang Tidak Sejajar
(11) Kami mengundang Bapak, Ibu, Saudara untuk menghadiri Konvensi Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (RSKKN) Komunikasi Berbahasa Indonesia yang akan diselenggarakan pada :
Hari/Tgl. : Jum’at , 24 Nopember 2006
Waktu : jam 08.00 – selesai
Tempat : Gedung Samudra Depdiknas, Jl . Daksinapati
Barat IV, Rawamangun Jakarta Timur
Bersama dengan surat ini, kami lampirkan dokumen RSKKNI-KBI.
Kami mengharapkan dokumen tersebut dipelajari dan dipahami
sebelum mengikuti konvensi. Masukan dan koreksi diharapkan telah
dicatat dalam lembar terlampir.
Kami mengharapkan lembar dokumen tersebut dapat disampaikan
kepada kami paling lambat 5 (lima ) hari sebelum pelaksananan
konvensi.
Besar harapan kami Bapak/Ibu/Saudara dapat memenuhi undangan
ini, atas kehadirannya kami ucapkan terima kasih.
Yang Sejajar
(11a) Kami undang Bapak (Ibu) ( Saudara) untuk hadir dalam
Konvensi Rancangan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia
(RSKKN) Komunikasi Berbahasa Indonesia yang akan kami
selenggarakan
pada hari, tanggal: Jumat, 24 November 2006
waktu : pukul 08.00–selesai
tempat : Gedung Samudra Depdiknas
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta 13220.
Bersama surat ini, kami lampirkan dokumen RSKKNI-KBI.
Kami harap dokumen tersebut dipelajari dan dipahami sebelum ikut
konvensi. Masukan dan koreksi diharapkan telah dicatat dalam
lembar terlampir. Selain itu, kami harap lembar dokumen tersebut
dapat disampaikan kepada kami paling lambat lima hari sebelum
pelaksananan konvensi. Kami harap agar Bapak (Ibu) (Saudara)
juga dapat hadir dalam konvensi tersebut.
Atas perhatian serta kehadiran Bapak (Ibu) (Saudara), kami
ucapkan terima kasih.
Yang Sejajar
(11b) Kami akan menyelenggarakan Konvensi Rancangan Standar
Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (RSKKN) Komunikasi
Berbahasa Indonesia. Untuk itu, kami mengundang Bapak (Ibu)
(Saudara)
pada hari, tanggal: Jumat, 24 November 2006
waktu : 08.00–17.00
tempat : Gedung Samudra Depdiknas
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun, Jakarta 13220.
Bersama surat ini, kami melampirkan dokumen RSKKNI
KBI dan lembar catatan dengan harapan Bapak (Ibu) (Saudara)
mempelajari dan memahaminya sebelum mengikuti konvensi
serta memberikan masukan dan koreksinya dalam lembar
tersebut. Kami juga mengharapkan agar Bapak (Ibu)
(Saudara) mengembalikan lembar catatan itu paling lambat lima
hari sebelum pelaksananan konvensi, di samping kehadiran
Bapak (Ibu) (Saudara) dalam konvensi..
Atas perhatian serta kehadiran Bapak (Ibu) (Saudara), kami
mengucapkan terima kasih.
d. Kehematan/Tidak Mubazir
Tulisan yang ringkas pada umumnya kuat dan tegas. Tulisan yang luas
biasanya lemah dan kabur karena banyak kata-kata yang dipakai mubazir. Gagasan yang cukup disampaikan dengan satu kalimat hendaknya tidak disampaikan dengan dua, tiga, atau empat kalimat. Yang dipantangkan dalam menyusun kalimat efektif
ialah pemborosan kata; upaya dapat dilakukan dengan
1) menghilangkan subjek yang tidak diperlukan; misalnya,
(12) Kami ingin memberitahukan bahwa LHA adalah merupakan
gambaran hasil evaluasi. (Takbaku/ Dua Predikat)
(12a) Kami ingin memberitahukan bahwa LHA adalah/merupakan
gambaran hasil evaluasi. (Baku/Pilih Salah Satu Predikat)
2) menghindari pemakaian kata yang tidak diperlukan, yang dapat mengurangi
kadar keresmian dan derajat kebakuan naskah dinas; seperti penggunaan kata
adapun, maka, oleh (karena), demikian untuk menjadi maklum (pada alinea
penutup surat); sebelum dan sesudahnya dihaturkan terimakasih;
Demikian mohon menjadi periksa.
e. Variasi Kalimat
Yang dimaksud dengan variasi kalimat dalam hal ini adalah variasi kalimat
yang membangun alinea. Sebuah alinea terasa hidup dan menarik jika kalimat-kalimatnya bervariasi, baik panjang pendeknya, polanya, atau gayanya. Dalam kaitan dengan pola, BI baku memiliki enam pola kalimat tunggal: S (subjek) P (predikat); SPPel. (pelengkap); SPK (keterangan); SPO (objek); SPOK; SPOPel. Dalam hal gaya, BI memiliki gaya kompleks (yang tampil melalui pola kalimat majemuk subordinatif/bertingkat) dan gaya berimbang (yang tampil melalui pola kalimat koordinatif/setara).
Gaya bahasa merupakan hak asasi seseorang (penutur bahasa). Oleh karena itu, konseptor seyogianya mengetahui dengan baik gaya bahasa penanda tangan surat dinas. Dengan saling memperhatikan hal tersebut, baik konseptor maupun penanda tangan, dapat diduga komunikasi yang terjalin melalui tulisan itu akan berjalan dengan baik dan lancar, di samping tercerminnya citraan birokrasi yang apik (good governance).
f. Kerancuan
Kerancuan kalimat ditandai oleh proses atau hasil pengacauan atau
penggabungan bentuk yang secara tidak sengaja atau lazim dihubung-hubungkan;
Lazimnya, kerancuan itu terjadi karena penggunaan kombinasi konjungtor kalimat majemuk bertingkat dengan konjungtor kalimat majemuk setara. Pasangan yang dirancukan itu adalah berikut:
Meskipun …, namun/tapi/tetapi/akan tetapi/ namun demikian ….
Biarpun …., namun/tapi/tetapi/akan tetapi/ namun demikian ….
Walaupun …, namun/tapi/tetapi/akan tetapi/ namun demikian ….
Kendatipun …, namun/tapi/tetapi/akan tetapi/ namun demikian ….
Sekalipun…, namun/tapi/tetapi/akan tetapi/ namun demikian ….
Contohnya;
(13) Sebagaimana kita ketahui bersama, bahwa peningkatan kemampuan
manajerial bagi pejabat Badan Adnibistrasi Negara merupakan salah satu
upaya yang tidak boleh ditunda-tunda. (Takbaku)
(13a) Sebagaimana kita ketahui, peningkatan kemampuan manajerial bagi
pejabat Badan Adnibistrasi Negara merupakan salah satu upaya yang tidak
boleh ditunda-tunda. (Baku)
(13b) Kita ketahui bahwa peningkatan kemampuan manajerial bagi pejabat Badan
Adnibistrasi Negara merupakan salah satu upaya yang tidak boleh ditunda-
tunda. (Baku)
(14) Setelah diteliti dan dibaca berulang kali, Presiden membubuhkan tanda
tangannya. (Takbaku)
(14a) Setelah meneliti dan membaca surat perintah itu berulang-ulang,
Presiden membubuhkan tanda tangannya. (Baku)
(14b) Setelah diteliti dan dibaca berkali-kali, surat perintah itu
ditandatangani (oleh) Presiden. (Baku)
(15) Walaupun rencana itu pada awalnya sebagai suatu rencana jangka
panjang, akan tetapi kemudian berubah menjadi suatu perpacuan melawan
waktu. (Takbaku)
(15a) Walaupun pada awalnya merupakan suatu rencana jangka panjang, rencana
itu berubah menjadi suatu perpacuan melawan waktu. (Baku)
(15b) Pada awalnya rencana itu merupakan suatu rencana jangka panjang. Akan
tetapi, rencana itu berubah menjadi suatu perpacuan melawan waktu.
(Baku)
(16) Sekalipun perkebunan merupakan sub sektor pertanian yang memegang
peranan cukup penting bagi pemasukan devisa negara, namun hingga
sekarang belum digarap secara maksimal oleh para pengusaha. (Takbaku)
(16a) Sekalipun perkebunan merupakan subsektor pertanian yang berperan
penting bagi pemasukan devisa negara, hingga sekarang para pengusaha
belum menggarapnya secara maksimal. (Baku)
(16b) Perkebunan merupakan subsektor pertanian yang berperan penting bagi
pemasukan devisa negara. Namun, hingga kini para pengusaha belum
menggarap hal itu (perkebunan itu) secara maksimal. (Baku)
(17) Berdasarkan kepada informasi surat Saudara menyatakan bahwa
Perjanjian ekstradisi dan pertahanan itu sudah lama dirintis. (Takbaku)
(17a) Informasi yang tertera dalam surat Saudara No. … tentang … menyatakan
bahwa Perjanjian ekstradisi dan pertahanan itu sudah lama dirintis. (Baku)
(17b) Berdasarkan informasi yang tertera dalam surat Saudara No. … tentang …,
Perjanjian ekstradisi dan pertahanan itu sudah lama dirintis.(Baku)
(18) Sebagaimana telah kami beritahukan kepada Bapak, bahwa kami membina
Perguruan Tinggi Diploma Tiga bernama YYZ. (Takbaku)
(18a) Sebagaimana telah kami beri tahukan kepada Bapak, kami membina
Perguruan Tinggi Diploma Tiga bernama YYZ. (Baku)
(18b) Telah kami beri tahukan kepada Bapak bahwa kami membina Perguruan
Tinggi Diploma Tiga bernama YYZ. (Baku)
(19) Seperti kita ketahui bersama, bahwa pada setiap pembahasan tentang
RUU membutuhkan tenaga Ahli Bahasa. (Takbaku)
(19a) Seperti kita ketahui, pada setiap pembahasan tentang RUU diperlukan
tenaga ahli bahasa. (Baku)
(19b) Kita ketahui bahwa pada setiap pembahasan tentang RUU diperlukan
tenaga ahli bahasa.(Baku)
(20) Kasus pemakaian konjungtor maka, adapun, dan demikian yang mubazir/berlebih tampak dalam wacana surat berikut.
Sehubugan terbitnya Surat Keputusan Rektor tentang pengangkatan penjabat struktural pada Universitas BB, maka diharap kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/-i pada
Hari, Tanggal : Senin., 10 Juli 2006
Jam : 09.00 WIB s/d selesai
Tempat : Auditorium Universitas BB d/a
Fakultas Hukum dan Ilmu Sosial
Acara : Pelantikan Penjabat Struktural
Universitas BB
Pakaian : – Laki-laki : Jas Lengkap
– Perempuan: Bebas Rapi
Demikian, atas perhatian kami ucapkan terima kasih. (Takbaku)
Baku
(20a) Sehubugan dengan terbitnya Surat Keputusan Rektor No. … tentang
Pengangkatan Pejabat Struktural pada Universitas BB, kami mohon
kehadiran Bapak (Ibu) (Saudara)
pada hari, tanggal: Senin., 10 Juli 2006
pukul : 09.00 s.d. 13.00
tempat : Auditorium Universitas BB d.a.
Fakultas Hukum dan Ilmu Sosial
acara : Pelantikan Pejabat Struktural
Universitas BB
pakaian : jas lengkap (laki-laki)
bebas rapi (perempuan)
Atas perhatian Bapak (Ibu) (Saudara), kami ucapkan terima kasih.
Berikut masih tentang pemakaian konjungtor yang tidak diperlukan dalam konstruksi kalimat, malahan menurunkan kadar kebakuannya. Oleh karena itu,
konjungtor itu harus disunting, dibuang.
(21) Setelah melalui berbagai persiapan, maka …
Untuk mendapatkan data tersebut, maka ….
Bila Saudara berhalangan hadir, maka ….
Berdasarkan penjelasan itu, maka ….
Kini, oleh karena gedung tersebut tak berfungsi lagi, maka ….
Oleh karena itu, maka ….
Dengan demikian, maka …. dsb. (Hipermaka)
(22) Adapun acara tersebut akan dilaksanakan pada …..
Adapun endoderm disusun oleh ….
Adapun penderita dapat diberi obat ….
Adapun pada saluran air tipe rhagon, ….
Adapun kegiatan ini dilakukan dalam rangka memperingati ulang
tahun ….
Adapun pada tahap persiapan akan dilakukan kegiatan berikut. Dsb.
(Hiper-adapun)
g. Interferensi Sintaksis/Leksikal Bahasa Asing
(23) Menanggapi surat Bapak No. …tentang …., kami ingin
menyampaikan hal-hal berikut. (Takbaku)
(23a) Untuk menanggapi surat Bapak No. …tentang …., kami ingin
menyampaikan hal-hal berikut. (Baku)
(24) Mengingat pentingnya rapat dimaksud, maka diharapkan Saudara datang
tepat waktu. (Takbaku)
(24a) Dengan mengingat pentingnya rapat tersebut, kami mohon ….
(Baku)
(25) Menunjuk surat Karo Organisasi dan Ketatalaksanaan Sekretariat
Jenderal Keuangan No. S-483/SJ.5/2000 perihal tata persuratan dinas, … .
(Takbaku)
(25a) Dengan menunjuk surat Karo Organisasi dan Ketatalaksanaan,
Sekretariat Jenderal Keuangan, No. S-483/SJ.5/2000 tentang Tata
Persuratan Dinas, …. (Baku)
(26) Atas perhatian, bantuan, dan kerjasamanya, dihaturkan terimakasih.
(Takbaku)
(26a) Atas perhatian dan kerja sama Ibu (Bapak) (Saudara), kami sampaikan
terima kasih. (Baku)
Struktur kalimat sejenis contoh-contoh di atas sangat tinggi frekuensi
penggunaannya di dalam register naskah dinas sekalipun telah disosialisasikan bahwa konstruksi ini merupakan pengaruh/interferensi konstruksi bahasa Inggris; ini tampak dalam konstruksi alinea pembuka surat seperti Memperhatikan surat Saudara No. …; Menindaklanjuti surat kami No. …; Menyusuli pembicaraan melalui telefon tanggal.. ; Merujuk surat Saudara No. …; Menjawab surat Bapak Nomor …;
Bentuk verba partisipial itu seharusnya didahului oleh konjungtor yang paling tepat dalam konteks kalimat tersebut; misalnya, menjadi Dengan memperhatikan ….; Untuk menindaklanjuti ….; Untuk menyusuli …., Dengan merujuk ….; Untuk menjawab ….
c) Gaya yang Efektif
Gaya yang efektif mencakupi (1) ekonomi bahasa dan (2) variasi dalam
pengalimatan. Ekonomi bahasa menuntut penghematan dalam pemakaian kata. Hal ini tidak berarti bahwa kata yang menambah nilai artistik boleh hilang. Yang harus hilang ialah kata yang mubazir dan konstruksi kalimat yang meliuk-liuk. Kelincahan pikiran dan bahasa dapat melalui variasi bentuk kalimat yang berurutan:
(1) jenis kalimat yang beragam;
(2) panjang kalimat yang berbeda-beda;
(3) pilihan kata (diksi) yang serasi lewat pemanfaatan/penggunaan sinonim.
Pilihan kata (diksi) berkaitan dengan seleksi kata unuk mengungkapkan berbagai gagasan dan perasaan. Ketepatan pilihan kata berkaitan dengan kesanggupan sebuah kata dapat menimbulkan gagasan-gagasan yang tepat pada imajinasi pembaca atau pendengar seperti apa yang dipikirkan atau dirasakan oleh penulisnya.
d) Ejaan yang Baku
Setiap tulisan harus mengikuti kaidah ejaan yang telah ditetapkan, yaitu Ejaan
Bahasa Indonesia yang Disempurnakan (EYD). Walaupun gaya selingkung (house-style) mewarnai gaya penyusunan tulisan, termasuk gaya selingkung format dari Kepmenpan, sistem penulisan gaya selingkung itu diharapkan tidak jauh menyimpang dari Pedoman EYD yang telah menjadi sistem penulisan bangsa Indonesia. Catatan penting adalah bahwa tulisan itu juga harus mencerminkan kesantuanan (berterima dari segi budaya).
Berikut adalah kasus pemakaian EYD dalam wacana naskah dinas yang belum
sejalan dengan format yang telah disepakati sejak 1975 antara Menpan dan Pusat Bahasa, Depdiknas. Tampak bahwa pemakaian tanda baca dan huruf kapital, penulisan singkatan dan akronim dalam penulisan kepala surat, alamat , dan nomor surat berikut belum baik dan benar. Singkatan kata jalan bukan jl., melainkan jln., kata telepon bukan telp., tilp, telep., til, melainkan tlp. kata telex bukan dengan huruf x, melainkan dengan ks (teleks), singkatan faksimile bukan fax, melainkan faks. Namun, sebagai dokumen resmi, pemakaian singkatan atau akronim seyogianya dihindarkan.
Demikian pula halnya dengan penulisan huruf; menurut gaya selingkung surat dinas, seluruh unsur kepala surat harus dinyatakan dalam huruf kapital, bukan kombinasinya. Demikian pula, penulisan preposisi/kata depan di pada alamat surat, bukan di- (dengan tanda hubung/pisah), melainkan tanpa tanda hubung/pisah; itu awalan di- (untuk kata kerja). Alamat surat itu harus dicantumkan secara jelas, bukan di Jakarta saja; bukankah kota ini amat luas? Lagi pula, secara dokumentasi, alamat surat itu harus terdokumentasikan.
Selain hal dikemukakan di atas, format surat ini harus disunting dari segi pias/marginnya, yaitu bahwa pedoman dari Menpan menata seluruh bagian wacana naskah dinas, khususnya surat dinas, yaitu mulai nomor/identitas surat, alamat surat, alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup serta bagian kaki surat dimulai dari pias/margin kiri. Jadi, penyajiannya tidak seperti yang tampak pada data kasus berikut (No. 27), tetapi seperti yang tampak dari yang sudah disunting (No. 27a) Contohnya;
(27)
Takbaku
REPUBLIK INDONESIA
DEPARTEMEN PERTANIAN
Jl. Harsono R.M. No. 3 Telp. : 7806131-7804116
Pasar Minggu Telex : 44246 – 44332
Jakarta 13550 Fax. : 783237
Kotak Pos 83 / 2001 /Kbypm
___________________________________________________________________________________
Nomor : 396/TU.220/A/1/7/07 Jakarta, 9 Juli 07
Lampiran : 1 ( satu ) exemplar
Sifat : Segera
Perihal : Pembicara
Yth.
Kepala Pusat Bahasa
Departemen Pendidkan Nasional
di-
Jakarta
(27a) Baku
REPUBLIK INDONESIA
DEPARTEMEN PERTANIAN
JALAN HARSONO R.M. NOMOR 3, PASAR MINGGU, JAKARTA 13550
TELEPON 7806131—7804116, TELEKS 44246—44332, FAKSIMILE 783237
KOTAK POS 83/2001/KBYM
________________________________________________________________________________
Nomor : 396/TU.220/A/1/7/07 9 Juli 2007
Lampiran: Satu Eksemplar
Sifat : Segera
Hal : Pembicara
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Departemen Pendidkan Nasional
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun, Jakarta 13220
Contoh kasus yang lain adalah berikut.
(28) Takbaku
Nomor : 30/Bappebti/3/2006 Jakarta, 7 Maret 2007
Lampiran : –
Perihal : Permintaan Ahli Bahasa Kepada Yth.
Sdr. Kepala Pusat
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
J A K A R T A T I M U R 13220
Sejak tahun 1975, alamat surat dinas dipindahkan ke pias (margin) kiri, bukan lagi di pias kanan. Pertimbangannya adalah untuk menghindarkan pemenggalan yang tidak sesuai dengan kaidah pemenggalan nama diri, baik nama diri orang yang tertera dalam alamat itu maupun nama diri instansi. Seperti diketahui, nama diri di Indonesia, baik nama diri orang maupun iinstansi panjang-panjang sehingga kemungkinan besar terpenggal jika diletakkan di pias kiri.
(28a) Baku
Nomor: 30/Bappebti/3/2006
Sifat : Biasa
Hal : Permintaan Ahli Bahasa
Yth. Kepala Pusat
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
(29) Takbaku
REPUBLIK INDONESIA
DEPARTEMEN PERTANIAN
Jl. Harsono R.M. No. 3 Telp. : 7806131-7804116
Pasar Minggu Telex : 44246 – 44332
Jakarta 13550 Fax. : 783237
Kotak Pos 83 / 2001 /Kbypm
MEMORANDUM
NOMOR
.. Yth : Kasubag Perjalanan dan Angkutan, Biro Keuangan
Dan Perlengkapan
Dari : Kasubbag Tata Usaha Departemen Biro
Perencanaan
Perihal : Pinjam mobil dinas
Tanggal : 25 Juni 07
_____________________________________________________________________
Dalam rangka memberangkatkan Almarhumah Hj. Nunung Siti Nurdjanah, orangtua dari Ibu Halimatusya’diyah, Kasubag Kearsipan pada Biro Perencanaan
Sekretariat Jenderal pada hari Senin, 25 Juni 2007, kami mohon dapat dipinjamkan 1 unit Bus Jemputan yang ada di Biro Keuangan dan Perlengkapan.
Adapun jadual keberangkatan bus dari Kantor Pusat Deptan direncanakan pada pukul 11.00 Wib. Perlu kami informasikan bahwa pemakaman akan dilaksanakan setelah Ba’da Asar.
Demikian, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan terimakasih.
Kasubbag Tata Usaha Departemen
Ir. Marihot H. Panggabean, M.Si.
NIP. 080. 117.204
Tembusan :
1. Kepala Biro Perencanaan, sebagai laporan;
2. Arsip.
(29a)
Baku
REPUBLIK INDONESIA
DEPARTEMEN PERTANIAN
JALAN HARSONO R.M. NO. 3, PASAR MINGGU, JAKARTA 13550
TELEPON 7806131—7804116, TELEKS 44246—44332, FAKSIMILE 783237
KOTAK POS 83/2001/KBYM
___________________________________________________________________________________
MEMORANDUM
Yth. : Kasubag Perjalanan dan Angkutan, Biro Keuangan
dan Perlengkapan
Dari : Kasubbag Tata Usaha, Departemen Biro Perencanaan
Hal : Pinjam Mobil Dinas
Tanggal: 25 Juni 2007
_____________________________________________________________________
Dalam rangka memberangkatkan jenazah Hj. Nunung Siti Nurdjanah,
orang tua Ibu Halimatusya’diyah, Kasubag Kearsipan, Biro Perencanaan,
Sekretariat Jenderal, pada hari Senin, 25 Juni 2007, kami bermaksud meminjam satu unit Bus Jemputan yang ada di Biro Keuangan dan Perlengkapan.
Menurut rencana, keberangkatan bus dari Kantor Pusat Deptan adalah pukul 11.00 dan pelaksanaan pemakaman setelah waktu Asar.
Atas bantuan dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terimakasih.
Kasubbag Tata Usaha Departemen
Ir. Marihot H. Panggabean, M.Si.
NIP 080. 117.204
Tembusan:
Kepala Biro Perencanaan
NGNG
BADAN PELAKSANA
KEGIATAN USAHA HULU MINYAK DAN GAS BUMI
KANTOR
Gedung Patra Jasa Lt.21, 2, 13, 14, 16, 21, 22
Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 32-34
Jakarta Selatan – 12950
PO. BOX 4575 JKP 10045
Tel : 62-21 -52900245-8
Fax : 62-21-52900132
BADAN PELAKSANA
KEGIATAN USAHA HULU MINYAK DAN GAS BUMI
GEDUNG PATRA JASA LTI. 1, 2, 13, 14, 16, 21, 22
JALAN JEND GATOT SUBROTO KAV. 32–34
JAKARTA 12950
PO BOX 4575 JKP 10045, TELEPON (62 21) 52900245–52900248
FAKSIMILE (62 21) 52900132
(30) Takbaku
Sehubugan terbitnya Surat Keputusan Rektor tentang pengangkatan penjabat structural pada Universitas BB, maka diharap kehafdiran Bapak/Ibu/Sdr/-i pada
Hari, Tanggal : Senin., 10 Juli 2006
Jam : 09.00 WIB s/d selesai
Tempat : Auditorium Universitas BB d/a
Fakultas Hukum dan Ilmu Sosial
Acara : Pelantikan Penjabat Struktural
Universitas BB
Pakaian : – Laki-laki : Jas Lengkap
– Perempuan: Bebas Rapi
Demikian, atas perhatian kami ucapkan terima kasih.
(30a) Baku
Sehubugan dengan terbitnya Surat Keputusan Rektor No. … tentang Pengangkatan Pejabat Struktural di Universitas BB, kami mohon kehadiran Bapak (Ibu) (Saudara)
pada haril: Senin.
tanggal : 10 Juli 2006
pukul : 09.00 s.d. 13.00
tempat : Auditorium Universitas BB d.a.
Fakultas Hukum dan Ilmu Sosial
acara : Pelantikan Pejabat Struktural
Universitas BB
pakaian : jas lengkap (laki-laki)
bebas rapi (perempuan).
Atas perhatian dan kehadiran Bapak (Ibu) (Saudara), kami
ucapkan terima kasih.
(31) Takbaku
Tembusan: Kepada
1. Yth. Wakil LKetua DPR RI/Korpolekku;
2. Yth. Sekretarus Jenderal DPR RI;
3. Yth. Deputi Persidangan dan KSAP.
31a) Baku
Tembusan:
1. Wakil LKetua DPR RI/Korpolekk
2. Sekretaris Jenderal DPR RI
3. Deputi Persidangan dan KSAP
(31) Takbaku
Tembusan Kepada Yth.
1. Wakil Presiden RI
2. Menko Perekonomian RI
(31a) Baku
Tembusan:
1. Wakil Presiden RI
2. Menko Perekonomian RI
DAFTAR PUSTAKA
Alwi, Hasan et al. 1993. Tata Bahasa Baku BI
——–.1993. Kamus BesarBahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Bahasa. .
Keraf, Gorijs. 1993. Diksi dan Makna Ende: PT Nusa Indah.
Lumintaintang, Yayah B. 1992. “Petunjuk Praktis Penysusunan Surat-Menyurat
bagi Konseptor Pemda DKI Jakarta”. Jakarta: Pusat Bahasa.
———-.2003.”Mekanisme dan Aplikasi Penggunaan BI yang Baik dan Benar
dalam Penyusunan Tata Naskah Dinas”. Jakarta: Pusat Bahasa .
———–. 2003. “Pemakaian Bahasa dalam Administrasi Perkantoran”. Jakarta:
Pusat Bahasa.
———-.2005. “Kebijakan Bahasa”. Jakarta: Pusat Bahasa.
Pusat Bahasa. 1990. Pedoman Umum EYD. Jakarta: Pusat Bahasa.
————. 1990. Pedoman Umum Pembentukan Istilah. Jakarta: Pusat Bahasa.